КАКИЕ ДАННЫЕ ОТРАЖАЮТ В КАРТОЧКЕ ВЫДАЧИ СИЗ
Передача средств индивидуальной защиты работнику фиксируется в специальном учетном документе. В нем указывают сведения о сотруднике, полученных средствах защиты и сроках их использования.
Карточку оформляют для работников, которым СИЗ положены по установленным нормам. Основанием могут быть Единые типовые нормы, утвержденные приказом Минтруда России от 29.10.2021 № 767н, внутренние нормы организации или условия труда, связанные с воздействием вредных и опасных факторов.
Для заполнения можно применять рекомендуемую форму из приложения № 2 к Правилам обеспечения работников СИЗ, утвержденным приказом Минтруда России от 29.10.2021 № 766н. Работодатель также может разработать собственный вариант документа и закрепить его локальным актом.
Получение защитных средств сотрудник подтверждает личной подписью в карточке учета.
РОЛЬ КАРТОЧКИ ПРИ ПОДТВЕРЖДЕНИИ ВЫДАЧИ СИЗ
Учетная карточка содержит сведения о конкретном работнике и выданных ему средствах индивидуальной защиты. В документе отражают перечень переданных СИЗ и сроки их эксплуатации.
По этим данным можно установить, выполняет ли работодатель требования по обеспечению сотрудников защитными средствами. Выдача СИЗ осуществляется бесплатно в случаях, предусмотренных требованиями охраны труда.
Работники получают необходимые средства защиты при выполнении работ во вредных или опасных условиях, при наличии загрязнений, воздействии особых температур, а также если профессия включена в Единые типовые нормы выдачи СИЗ.
Перечень защитных средств зависит от условий работы. В него могут входить каски, перчатки, средства защиты органов слуха, респираторы и другие виды экипировки.
При проверках специалисты контролирующих органов используют сведения из карточек, чтобы подтвердить факт выдачи СИЗ сотрудникам.
КАК ОРГАНИЗУЮТ УЧЕТ ВЫДАННЫХ СРЕДСТВ ЗАЩИТЫ
Ведение учета зависит от статуса работодателя и выбранного порядка оформления документов. Большинство организаций и предпринимателей создают отдельные карточки на работников, которым предусмотрена выдача СИЗ.
Для субъектов малого предпринимательства предусмотрена возможность не применять стандартную форму личной карточки учета выдачи СИЗ. При этом обязанность обеспечить работников необходимыми средствами защиты сохраняется. Порядок фиксации выдачи такие работодатели определяют самостоятельно в локальных документах.
Контроль за обеспечением персонала СИЗ возлагается на руководителей подразделений и назначенных ответственных сотрудников. Они занимаются определением потребности в защитных средствах, организацией выдачи, соблюдением норм и передачей информации руководству.
НОРМАТИВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ ДЛЯ УЧЕТА СИЗ
При ведении документации по выдаче средств индивидуальной защиты используют два основных приказа Минтруда России:
-
Приказ № 766н от 29.10.2021 устанавливает порядок обеспечения работников СИЗ и смывающими средствами, а также содержит рекомендуемые формы документов учета.
-
Приказ № 767н от 29.10.2021 определяет Единые типовые нормы, по которым устанавливают перечень необходимых средств защиты.
В приложениях к приказу № 766н приведены образцы документов для учета. В приложении № 2 размещена форма личной карточки выдачи СИЗ, а приложение № 3 содержит образец карточки учета дежурных средств защиты.
Организация может использовать предложенный вариант документа или адаптировать его под особенности своей деятельности.
КАКИЕ СВЕДЕНИЯ ВНОСЯТ В КАРТОЧКУ УЧЕТА СИЗ
Заполнение документа начинается с указания основания, по которому работнику предоставляются защитные средства. В карточке фиксируют применяемые нормы выдачи и перечень положенных СИЗ.
Затем указывают информацию о сотруднике:
-
ФИО;
-
табельный номер;
-
подразделение;
-
должность;
-
пол;
-
рост;
-
размеры спецодежды, обуви и других необходимых средств защиты.
Отдельный раздел предназначен для отражения каждой выдачи СИЗ. В нем записывают название изделия, модель, марку, артикул, класс защиты, количество и дату передачи.
Для дерматологических средств дополнительно указывают способ получения - индивидуально или через дозатор.
Если средства защиты возвращаются, заменяются или списываются, в карточку вносят соответствующие даты и данные документа о списании.
Ответственный сотрудник подтверждает внесенные сведения своей подписью, а работник расписывается при получении СИЗ.
ПОРЯДОК ЗАПОЛНЕНИЯ ИЗМЕНЕНИЙ В КАРТОЧКЕ СИЗ
Оформление карточки начинают с внесения основных сведений о сотруднике, которому предназначены защитные средства. В документе указывают персональные данные, должность, подразделение, размеры спецодежды, обуви, головных уборов, перчаток и других СИЗ.
После этого фиксируют основание выдачи. В карточке отражают применяемые нормы, пункт документа, перечень положенных средств защиты, их количество и установленный период использования.
Каждый факт передачи СИЗ отражают отдельной записью. В ней указывают:
-
наименование средства защиты, модель, марку, артикул и класс защиты;
-
дату выдачи, количество и способ получения дерматологических средств.
После получения работник ставит подпись напротив соответствующей записи.
При дальнейшем использовании или движении СИЗ информацию в карточке дополняют. При возврате, замене или списании указывают дату операции, количество средств, реквизиты акта и причину выбытия - износ, утрату или окончание срока эксплуатации.
Если сотрудник получает защитные средства из-за выполнения нескольких обязанностей, эту информацию также фиксируют в документе. Для арендованных СИЗ делают отдельную отметку, а на спецодежду наносят данные работника.
В карточку включают только средства индивидуальной защиты. Обычная одежда, не относящаяся к СИЗ, в документе не учитывается.
УЧЕТ ДЕЖУРНЫХ СРЕДСТВ ИНДИВИДУАЛЬНОЙ ЗАЩИТЫ
Некоторые средства защиты не закрепляют за конкретным сотрудником постоянно. Их используют разные работники в зависимости от выполняемых задач, поэтому учет таких СИЗ ведут отдельно.
Карточку дежурных СИЗ оформляют при выдаче средств для временного использования, например при выполнении отдельных работ повышенной опасности или проведении контрольно-надзорных мероприятий. Рекомендуемая форма документа приведена в приложении № 3 к Правилам, утвержденным приказом Минтруда России от 29.10.2021 № 766н.
Личная карточка предназначена для учета СИЗ, переданных конкретному сотруднику на установленный срок. Карточка дежурных средств отражает выдачу защиты, которая используется на определенном рабочем месте и может временно предоставляться разным работникам.
ЭЛЕКТРОННЫЙ УЧЕТ ВЫДАЧИ СИЗ
Карточки учета средств индивидуальной защиты разрешено вести в электронной форме.
Подтверждение получения СИЗ оформляют одним из способов: указывают реквизиты бухгалтерского документа с подписью сотрудника либо используют усиленную квалифицированную электронную подпись работника непосредственно в карточке.
Печатные копии электронных документов дополнительно хранить не требуется.
При ведении учета через электронную систему необходимо обеспечить сохранность информации. Для этого используют резервное копирование данных и ограничивают доступ к базе ответственными сотрудниками.
СКОЛЬКО ХРАНЯТ КАРТОЧКИ ВЫДАЧИ СИЗ
Документы, подтверждающие получение работниками средств индивидуальной защиты, хранят в течение трех лет.
Отдельные документы, связанные с выдачей СИЗ, смывающих средств и лечебно-профилактического питания, могут иметь другой срок хранения - один год.
ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА НАРУШЕНИЯ В УЧЕТЕ СИЗ
Личная карточка относится к документам, которые подтверждают обеспечение работников необходимыми средствами защиты. При отсутствии учетных данных проверяющие органы могут оценивать соблюдение работодателем требований охраны труда.
Отдельного штрафа только за отсутствие карточки учета СИЗ не предусмотрено. Ответственность связана с нарушениями порядка обеспечения работников защитными средствами.
Размер взыскания зависит от категории работодателя:
-
для должностных лиц и индивидуальных предпринимателей - от 20 000 до 30 000 рублей;
-
для юридических лиц - от 130 000 до 150 000 рублей.
ЧАСТЫЕ НАРУШЕНИЯ ПРИ ОФОРМЛЕНИИ КАРТОЧЕК СИЗ
При проверке документов по выдаче средств индивидуальной защиты чаще всего выявляют ошибки, связанные с неполным заполнением или отсутствием отдельных сведений.
Распространенные недочеты:
-
отсутствует подпись сотрудника о получении СИЗ;
-
не указаны данные работника или характеристики выданных средств;
-
информация о передаче защиты не внесена в карточку;
-
отсутствуют записи о возврате, замене или списании;
-
выданные средства не соответствуют установленным нормам.
Такие ошибки затрудняют подтверждение правильности учета и обеспечения работников необходимыми средствами защиты.
Чтобы организовать выдачу спецодежды и других СИЗ с учетом условий труда, важно выбирать подходящие средства защиты и соблюдать порядок их учета. Подобрать спецодежду, обувь и защитную экипировку для сотрудников можно в «Феникс-Спецодежда» - в каталоге представлены решения для различных производственных задач.
